Wanneer men tegenwoordig een willekeurige werknemer vraagt naar de inbox van zijn of haar werkmail zal al gauw gemeld worden dat deze overvol is.
Het is een vaak gehoorde klacht in een wereld die meer en meer afhankelijk wordt van digitale communicatie. Werknemers ontvangen mails van medewerkers, klanten, managers en meer. Door een overschot aan e-mails ontstaat de zogenaamde e-mailoverload. Dit heeft tot gevolg dat medewerkers mails niet meer openen wanneer deze als onbelangrijk worden beschouwd. Andere mails worden vluchtig gelezen. De kans wordt hierdoor vergroot dat medewerkers relevante informatie mislopen of verkeerd interpreteren. Maar ook worden werknemers vaak gebombardeerd met niet-relevante informatie door groepsmails.
E-mail achterhaald
E-mail is inmiddels alweer een van de oudste digitale communicatiemiddelen, maar is het ook ouderwets? Er zijn organisaties die zeggen van wel. Voor bedrijven die deze mening is toebedeeld, bestaat er het zogenaamde zero e-mail idee. Zoals de naam eigenlijk al zegt, is dit het idee om in ieder geval de interne communicatie te laten verlopen zonder het gebruik van e-mail.
Alternatief
Omdat veel interne communicatie onmogelijk wordt gemaakt bij het wegvallen van e-mail is er een alternatief nodig. Dit alternatief is er al en wordt bij veel bedrijven al in zekere mate gebruikt: het intranet. Bedrijven gebruiken hun intranet vaak al voor algemene mededelingen en het delen van bestanden. Voor communicatie tussen collega’s is het intranet vaak niet ingericht. Ook hier is een alternatief voor: Yammer.
Yammer
Yammer wordt weleens ‘the facebook for business’ genoemd. Dit komt doordat Yammer een soortgelijke werking heeft als Facebook. Via deze netwerksite kan men vliegensvlug berichten delen, maar ook foto’s, video’s, locaties en documenten. De combinatie van de woorden ‘Facebook’ en ‘werknemers’ zal menig werkgever bedenkingen geven. Het verschil tussen Yammer en Facebook is echter dat Yammer alleen voor het bedrijf zelf gebruikt wordt. De medewerkers communiceren alleen binnen de Yammer-groepen hun organisatie.
Werknemers zullen de berichten van de organisatie op de hoofdgroep automatisch kunnen zien. Voor de communicatie van hun afdeling en projecten kunnen zij zich abonneren op de daarbij behorende groepen. Op deze wijze filteren zij de informatie die zij tot zich krijgen.
De communicatie vindt binnen de groepen in het openbaar plaats. De leidinggevenden zullen dus ook bij de onderlinge communicatie betrokken zijn. Hierdoor worden medewerkers gestimuleerd om professioneel, effectief en efficiënt te communiceren. En zij krijgen hiervoor de geschikte middelen aangereikt.
 |
Over de Auteur: |
