Steeds meer bedrijfsprocessen zijn vast te leggen in software. Dat is efficiënt en verloopt vaak zelfs automatisch. Aan de basis van automatisering liggen workflows. In deze blog lees je wat workflows zijn en hoe ze jouw CRM- en HRM-processen verbeteren.
Workflows: een reeks opeenvolgende stappen
Een workflow is in feite een optelsom van meerdere taken en acties. Het is een reeks stappen die opeenvolgend worden voltooid. Zie het als werk dat van de ene fase naar de volgende stroomt. Soms voert één persoon een volledige workflow uit. Vaker zijn er meerdere mensen of afdelingen bij betrokken.
Een simpel voorbeeld:
- Je stuurt een factuur naar je klant;
- Vervolgens stuurt die klant de factuur naar de financiële afdeling;
- De financiële afdeling keurt de factuur goed en verwerkt de betaling.
Deze 3 stappen zijn samen 1 workflow. Workflowmanagement is het automatiseren van dat proces. Het geeft je inzicht in welke stap van het proces een taak zich bevindt en wie verantwoordelijk is. Juist wanneer het werk van afdelingen elkaar opvolgt, bieden workflows uitkomst.
Workflows en CRM
Je gebruikt al CRM-software om je relaties te beheren. Hier staan niet alleen je klanten in. Ook medewerkers, leveranciers en sollicitanten sla je op in het CRM. En nee, ook blijft het niet alleen bij naam en e-mailadres. Alle correspondentie moet erin staan, van offertes tot aan campagnes.
Workflows kunnen handig zijn voor processen die met je CRM-software te maken hebben. Denk bijvoorbeeld aan het verwerken van geregistreerde personen, contactmomenten met medewerkers of ingevulde aanvragen via de website. Door deze processen in workflows te gieten, weet iedereen wat er moet gebeuren. Zo worden CRM-taken nooit meer vergeten en verlopen ze soepeler.
Workflows en HRM
Ook HRM-processen kun je handig onderbrengen in workflows. Van een eerste kennismaking tot aan voortgangsgesprekken. En van contractverlenging tot aan eventueel uitdiensttreding.
Neem de voortgangsgesprekken. Die vinden meestal één keer per jaar plaats, per werknemer. Heeft jouw organisatie een paar honderd mensen in dienst? Dan zijn zulke gesprekken misschien wel wekelijkse kost. Workflows helpen je om die gesprekken op tijd te voeren. Door signalen te koppelen aan een workflow, gaat er automatisch een signaal uit naar de betreffende medewerker of afdeling.
