Heb je soms ook het gevoel dat je op een werkdag wordt overladen door taken en opdrachten? Dan kan het handig zijn om je tijd efficiënter in te delen, bijvoorbeeld met goed timemanagement. Met de tips van timemanagement expert Björn Deusings kun je direct aan de slag
Wat is timemanagement?
Met timemanagement wordt bedoeld dat je de tijd die je hebt op de goede manier besteedt. Het doel is om effectief en efficiënt te plannen, zodat de productiviteit kan worden verhoogd. Dit doe je juist niet door harder te werken, maar slimmer. Hoe begin je daar nu mee? Wij geven een aantal tips. Ook kun je ervoor kiezen om een cursus timemanagement te volgen.
Tip 1: Doelen stellen
Allereerst is het belangrijk om doelen te stellen. Wat is het uiteindelijke doel dat je wilt behalen? Door je doel op te breken in kleinere doelen, wordt deze veel haalbaarder. Dat kun je doen door je doelen bijvoorbeeld SMART te maken.
Tip 2: Hoe gebruik je je tijd nu?
Achterhaal hoe je je tijd nu gebruikt, zodat je kunt kijken wat hierin kan worden verbeterd. Schrijf bijvoorbeeld ieder kwartier op wat je hebt gedaan, zodat je inzicht krijgt in hoe lang je met verschillende taken bezig bent. Zo ontdek je al gauw waar je je tijd efficiënter kunt indelen.
Tip 3: Zeg vaker ‘nee’
Direct meer tijd? Leer dan om vaker ‘nee’ te zeggen. Doe alleen de werkzaamheden die bij jouw taakomschrijving horen. Af en toe iemand helpen kan natuurlijk, maar stop hiermee wanneer dit te vaak ten koste gaat van je eigen werk.
Tip 4: Check je mail op gezette tijden
Je hoeft heus niet direct al je mails te beantwoorden. Spreek met jezelf af dat je op bepaalde tijden op een werkdag je e-mails bekijkt en beantwoord. Bijvoorbeeld aan het begin van je werkdag, vlak na de lunch, en vlak voor het einde van de werkdag. Is er een noodgeval? Dan kunnen collega’s of klanten je nog altijd telefonisch bereiken.
Tip 5: Maak herhaalde taken makkelijk
Wanneer je veel dezelfde taken uitvoert, hoef je heus niet iedere keer opnieuw het wiel uit te vinden. Werk bijvoorbeeld met templates voor documenten die je vaker kunt gebruiken, en leer jezelf om te werken met sneltoetsen. Zo gaan verschillende taken namelijk een stuk sneller!
Tip 6: Houd een takenlijst bij
Heb jij je taken ook vaak verspreid in je agenda, je notitie-app, op papier of in je mail? Dan kan het zijn dat je hier geen overzicht meer over hebt en niet weet welke taak nu belangrijk is en welke niet. Maak daarom een lijst met al je taken, op basis van prioriteit. Dat kan digitaal of op papier, zolang het maar een overzichtelijke lijst is waar je makkelijk bij kan. Zo weet je altijd waar je aan toe bent.
