Werken op basis van vertrouwen of vastleggen?

Iedere ondernemer komt wel een keer op het punt dat hij of zij moet gaan investeren. Maar waar haal je het geld vandaan en hoe regel je dit? In deze blog van Onderweegs & de Groot Accountants geven ze belangrijke handvatten.

Twee ondernemers – Jansen en Pietersen – leren elkaar kennen via hun vrouwen. Ze hebben als ondernemers een goede klik en hun relatie begint al gauw een vriendschappelijk karakter te krijgen. Er ontstaat een vertrouwensband. Na verloop van jaren belt Jansen op een dag met Pietersen met de vraag of hij hem € 25.000,- kan lenen voor een dringende investering. Pietersen vind het een geloofwaardig verhaal, wil Jansen graag helpen en besluit hem dan ook het geld te lenen. Pietersen denkt nog even: “Moet ik de afspraken over de lening nog vastleggen? Nee, met Jansen zal het wel goed komen.” Pietersen heeft jaren later het geld nog niet terug ontvangen en Jansen hoort hij er ook niet over. Hij begint er liever niet over maar vraagt toch maar aan Jansen: “Wat hadden we ook al weer afgesproken over de terugbetaling?”

Het maakt nogal wat verschil als voor de afspraken in een schriftelijke overeenkomst kan worden gekeken of dat moet worden geput uit het geheugen. Een verschillende herinnering over de afspraken kan al snel uitmonden in een conflict. Jansen: “Het was toch bedoeld als een schenking?” of “Ik hoefde het toch pas terug te betalen als ik er geld voor had?” In mijn praktijk kom ik vaak tegen dat afspraken niet of onvoldoende worden vastgelegd, omdat er sprake is van een vertrouwensband. Men vindt het niet nodig omdat de ander toch wel te vertrouwen is. Dat lijkt erg sociaal, maar ik zeg: juist als de relatie je lief is, moet je afspraken wel vastleggen. Het zorgt er namelijk voor dat voor allebei duidelijk is wat er is afgesproken, wat het risico op conflicten aanzienlijk verkleint. Je zorgt dan eigenlijk juist goed voor je relatie.

Zit je met een conflict, dan zul je mogelijk ook nog bij de rechter moeten kunnen aantonen wat de afspraken waren. Maar een mondelinge overeenkomst is toch ook een overeenkomst? Ja, maar bewijs het maar eens. Als het niet op schrift staat, is dat vaak een hele kluif.

Een voordeel van het digitale tijdperk is dat afspraken erg eenvoudig kunnen worden vastgelegd. Een eenvoudige digitale berichtenwisseling kan al als bewijs dienen van de overeenkomst. Er is dus ook nog nauwelijks een praktisch beletsel. Let er wel op om afspraken over een fors belang of met bijzondere risico’s of complexiteit eerst te laten beoordelen door een jurist. Verkeerd vastgelegde afspraken kunnen je namelijk alsnog de das om doen.